Hộ kinh doanh chọn mẫu sổ kế toán theo phương pháp nộp thuế và lưu tài liệu tối thiểu 5 năm

Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Thông tư có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 và thay thế Thông tư số 88/2021/TT-BTC.

Đối tượng áp dụng là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tư gồm 3 chương, 8 điều, hướng dẫn tổ chức công tác kế toán, sổ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán.

Ai được làm kế toán cho hộ kinh doanh

Theo Điều 2 Thông tư, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự ghi chép sổ sách kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định của pháp luật.

Người đại diện có thể bố trí cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của mình làm kế toán. Người làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc người thường xuyên mua, bán tài sản cũng có thể kiêm nhiệm làm kế toán.

Lưu trữ và mở thêm sổ

Điều 3 Thông tư cho phép hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lưu hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ kế toán trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm. Thời hạn lưu trữ hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Ngoài các sổ theo mẫu, hộ kinh doanh có thể mở thêm sổ hoặc sửa biểu mẫu cho phù hợp nhu cầu. Sổ mở thêm hoặc sửa biểu mẫu vẫn phải ghi rõ tên sổ, ngày lập sổ, họ tên và chữ ký, đóng dấu nếu có của người đại diện.

Hộ dùng hóa đơn điện tử mà được hệ thống quản lý thuế hỗ trợ xác định số thuế phải nộp và thông báo thì dùng các mẫu sổ của Thông tư để theo dõi, đối chiếu với số thuế theo thông báo của cơ quan thuế.

Mẫu sổ theo từng nhóm nghĩa vụ thuế

Hộ kinh doanh không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT), không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dùng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ mẫu S1a-HKD. Sổ này ghi doanh thu làm căn cứ kê khai, xác định hộ có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN hay không.

Sổ S1a-HKD có ba cột: ngày tháng ghi sổ, diễn giải doanh thu và số tiền. Hộ có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.

Hộ nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu dùng sổ mẫu S2a-HKD. Chứng từ kế toán là hóa đơn và các chứng từ khác làm căn cứ xác định, kê khai doanh thu.

Sổ S2a-HKD ghi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất tính thuế TNCN. Từ doanh thu, hộ tính ra số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp của từng nhóm.

Hộ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế dùng bốn sổ: sổ doanh thu S2b-HKD, sổ chi tiết doanh thu, chi phí S2c-HKD, sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S2d-HKD và sổ chi tiết tiền S2e-HKD.

Chứng từ của nhóm này gồm hóa đơn và Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ khi mua của người bán không có hóa đơn, cùng các chứng từ kế toán khác làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.

Hộ chịu thêm các loại thuế khác

Theo Điều 7, hộ kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế sử dụng đất dùng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác mẫu S3a-HKD.

Ủy ban nhân dân, Sở Tài chính và cơ quan thuế các tỉnh, thành phố có trách nhiệm hướng dẫn hộ kinh doanh thực hiện Thông tư. Vướng mắc trong quá trình thực hiện được phản ánh về Bộ Tài chính.

Ảnh đại diện của bài là ảnh minh hoạ do AI tạo.

Nguồn tham khảo

• Báo Điện tử Chính phủ — Hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Báo Điện tử Chính phủ — Xây dựng chính sách, pháp luật — Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh